Interview met Jeroen van Maanen

In gesprek met Jeroen van Maanen

Dag Jeroen, we hebben elkaar al even kort gesproken. Interessant om te horen hoe jullie uiteindelijk voor YourSafetynet hebben gekozen. Je noemde dat jullie een tijdje met andere oplossingen in gedachten speelden. Wat was het moment waarop jullie echt besloten om met YourSafetynet verder te gaan?

“Ik werk sinds 2020 bij deze stichting en ben via mijn manager Peter Schep in contact gekomen met Cor van Gils van YourSafetynet. Hij bezocht ons meerdere keren om ons te informeren over de mogelijkheden van hun platform. In het begin waren we nog niet direct overtuigd dat we het meteen nodig hadden. We kregen regelmatig demonstraties en updates over de ontwikkelingen van YourSafetynet. Het vertrouwen groeide geleidelijk aan, mede door het feit dat er een normenkader voor het funderend onderwijs beschikbaar was in YourSafetynet. Dit, samen met de mogelijkheden rondom het verwerkingsregister en incidentmanagement, gaf uiteindelijk de doorslag.

“Het normenkader voor het funderend onderwijs in YourSafetynet, samen met de mogelijkheden voor het verwerkingsregister en incident management, gaf uiteindelijk de doorslag.”

Toen we de workflows zagen die ons zouden helpen bij het beantwoorden van vragen over de status rondom Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) en AVG-compliance, werd duidelijk dat YourSafetynet ons kon helpen om het overzicht te behouden. Dit was vooral belangrijk omdat het normenkader waarschijnlijk een wettelijke verplichting zou worden, en we wilden daar goed mee aan de slag kunnen. De implementatie werd ondersteund door onze Functionaris Gegevensbescherming (FG), die ook via Privacy op School bij ons is ingehuurd. Dankzij die ondersteuning konden we meteen beginnen met het invullen van het normenkader. De implementatie was een leerproces, maar we kregen voldoende ondersteuning om zelfstandig verder te gaan met de YourSafetynet IBP tooling. Het feit dat iemand ons begeleidde die onze organisatie al kende, maakte het traject des te prettiger.”

— Vervolg interview

Het is duidelijk dat jullie een weloverwogen keuze hebben gemaakt. Hoe is het hele traject vanaf het eerste contact tot nu toe verlopen? Zijn er momenten geweest die er echt uitsprongen in jullie samenwerking met YourSafetynet?

“Onze ervaring met YourSafetynet is in het algemeen zeer positief. In het begin was het contact erg intensief en ook leuk, met name gedurende de implementatie. Dat soort momenten – en dan refereer ik naar het de momenten met koffie en gebak – versterkten de band en gaven ons ook inzicht in nieuwe ontwikkelingen, zoals het risicoregister dat eraan zat te komen en waarschijnlijk een mooie toevoeging zou zijn voor ons.

Bij de start hadden we veel contact met Cor, met name over het waarborgen van de continuïteit en gebruik van de tooling binnen de stichting. Inmiddels heeft YourSafetynet wat meer mensen om zich heen verzameld en hebben we contact met verschillende collega’s, wat begrijpelijk is gezien de groeiende vraag rondom AVG-vraagstukken en IBP.

“Dankzij de begeleidende workflows van YourSafetynet kunnen we gericht aan de slag en de juiste punten afhandelen, wat het eenvoudiger maakt om overzicht te houden.”

De technische kant van het product hebben we tijdens de implementatie vooral besproken met R&D en Erik van Es, met wie we korte lijntjes hadden. Support hebben we nauwelijks nodig gehad, want het systeem functioneerde naar behoren en was gebruiksvriendelijk. Eventuele problemen werden snel opgelost, vaak omdat ik zelf nog iets moest uitzoeken.”

Het klinkt alsof jullie een goede start hebben gemaakt. Hoe ervaar je de tool in de praktijk? Helpt het jullie om efficiënter te werken en aan de vereisten van het normenkader te voldoen?

“Zeker, de tool heeft een groot voordeel in de praktijk omdat alles in één systeem zit en je wordt begeleid bij het beantwoorden van de vragen. Dit maakt het eenvoudiger om gericht aan de slag te gaan en de juiste punten af te handelen. We hebben nog niet alle accounts toegevoegd, maar ik kan nu al actiepunten filteren en verdelen onder mijn collega’s. De tool biedt een overzichtelijk dashboard waarmee we eenvoudig kunnen zien waar nog verbeterpunten liggen. Voorheen stuurde ik Excel- of Word-bestanden naar de scholen om te vragen hoe zij vorderden met bijvoorbeeld de AVG-implementatie. Nu kunnen we deze vragen opnemen in workflows voor zowel het primair als het voortgezet onderwijs, en schoolleiders kunnen zelf hun voortgang bijhouden. Dit maakt het makkelijker om deze informatie op bestuursniveau te presenteren.

“De tool biedt een overzichtelijk dashboard waarmee we eenvoudig kunnen zien waar nog verbeterpunten liggen, wat ons helpt om informatie op bestuursniveau te presenteren.”

Daarnaast kunnen we herinneringen sturen, wat belangrijk is omdat onderwijsinstellingen zich ook met zaken buiten het lesgeven moeten bezighouden, zoals privacy en informatiebeveiliging. De tool helpt ons om deze verantwoordelijkheden beter te beheren.”

Je gaf aan dat het bestuur en de scholen baat hebben bij het gebruik van YourSafetynet. Kun je wat meer vertellen over hoe het jullie helpt om knelpunten in het proces te identificeren en op te lossen?

“Dat klopt. Hoewel we de tool nog niet volledig hebben uitgerold, willen we deze onder de aandacht brengen bij minstens 42 personen. We willen slimme manieren vinden om dit te doen, bijvoorbeeld door de vragenlijsten op te nemen in de zogenaamde ‘visitatiegesprekken’ die jaarlijks met scholen binnen onze stichting worden gevoerd. Op dit moment ben ik de enige die bekend is met de tool, dus het trainen van anderen zal mijn verantwoordelijkheid zijn. We overwegen om ondersteuning van Privacy op School in te schakelen om dit sneller te kunnen doen.”

“We kunnen nu eenvoudig actiepunten filteren en verdelen onder collega’s, en herinneringen sturen om iedereen op de hoogte te houden, wat ons werk aanzienlijk efficiënter maakt.”

Het klinkt alsof de tool goed aansluit bij jullie behoeften. Denk je dat er nog verbeteringen mogelijk zijn, vooral als het gaat om de uitrol en adoptie van YourSafetynet binnen zo’n grote organisatie als de jouwe?

“Het zou zeker nuttig zijn als YourSafetynet ondersteuning biedt bij het uitrollen van de tool binnen een grote organisatie. Op dit moment ben ik de enige die de tool kent, maar ik moet deze wel introduceren aan 42 schoolleiders en verschillende IBP contactpersonen. Misschien zou een soort onboarding of een begeleide implementatie hierbij kunnen helpen. Er is al een handleiding beschikbaar, maar iets meer ondersteuning vanuit YourSafetynet zou welkom zijn.”
Een meer stapsgewijze aanpak zou kunnen helpen om gebruikers te begeleiden bij de implementatie. Het is een uitdaging om nieuwe tools te introduceren, zeker als mensen al met veel andere systemen moeten werken. Een goede begeleiding bij het onboarden kan daarbij het verschil maken.”

“Het grote voordeel van YourSafetynet is dat alles in één systeem zit, wat het beheer van verantwoordelijkheden zoals privacy en informatiebeveiliging veel makkelijker maakt voor onze onderwijsinstellingen.”

Bedankt voor het delen van al deze inzichten, Jeroen. Tot slot, als je terugkijkt op jullie samenwerking met YourSafetynet tot nu toe, wat zou je dan willen meegeven aan andere onderwijsinstellingen die overwegen om met dit platform te werken? En hoe zie je de toekomst van informatiebeveiliging en privacy binnen PCOU Willibrord?

“Ik zou andere onderwijsinstellingen zeker aanraden om eens goed naar YourSafetynet te kijken, vooral omdat het een solide basis biedt voor het waarborgen van informatiebeveiliging en privacy, wat in ons vakgebied steeds belangrijker wordt. De flexibiliteit en de ondersteuning die we hebben ervaren, hebben ons echt geholpen om onze processen te verbeteren. Voor de toekomst zie ik nog veel mogelijkheden om verder te groeien met het platform, zeker naarmate we meer ervaring opdoen en de adoptie binnen onze scholen verder uitbreiden. Het is mooi om te zien dat we dankzij YourSafetynet niet alleen aan de wettelijke verplichtingen voldoen, maar ook echt stappen vooruit kunnen zetten in het veilig en verantwoord omgaan met gegevens. Dat is iets waar ik met vertrouwen naar uitkijk.”

— Einde interview

YourSafetynet DEMO

Dit interview met Jeroen van Maanen biedt een waardevol inzicht in hoe PCOU Willibrord YourSafetynet inzet voor informatiebeveiliging en privacy. Voor hen is het meer dan een tool; het is een betrouwbare partner in het beschermen van hun digitale omgeving. Ben jij ook op zoek naar een complete oplossing voor informatiebeveiliging en privacy? Neem dan contact met ons op voor meer informatie of vraag een vrijblijvende demo aan via het formulier hieronder. We helpen je graag verder.